Quy trình cấp phép và kiểm soát vào ra

Ở bài viết “Tại sao cấp phép vào ra khu làm việc lại quan trọng đến vậy”, định nghĩa về “cấp phép vào ra” đã được trình bày rõ. Vậy sau khi giấy phép vào ra được cấp, quy trình kiểm soát sẽ diễn ra như thế nào? Tìm hiểu chi tiết hơn ở bài viết dưới đây nhé!

Kiểm soát vào ra là gì?

Kiểm soát vào ra - Access Control là một thuật ngữ dùng để miêu tả biện pháp nhằm kiểm soát hay hạn chế hoạt động vào ra tại một khu vực nhất định. Một khái niệm không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp, hệ thống Access Control với nhiệm vụ xác thực và cho phép nhân sự, phương tiện hoặc thiết bị hay sản phẩm ra vào trong khu làm việc nhằm đảm bảo an ninh, an toàn nơi làm việc.

Tầm quan trọng và chức năng

Khi một công trình hay nhà máy được đưa vào hoạt động thì một trong những yếu tố quan trọng được các chủ đầu tư chú trọng nhất chính là việc đảm bảo an toàn, an ninh cho công trình đó. Đặc biệt, cổng ra vào là vị trí quan trọng trong công tác bảo vệ công trình hay nhà máy, số lượng công nhân ra vào tại các khu làm việc rất lớn và thay đổi thường xuyên.

Việc quản lý vào ra ở các công trình bằng phương pháp thủ công như: lắp đặt hệ thống camera hay thuê lực lượng bảo vệ vẫn chưa mang lại hiệu quả cao trong việc kiểm soát. Hiểu được vấn đề đó, IDTEK đã nghiên cứu và phát triển phần mềm cấp phép và kiểm soát vào ra IOPermit - giải pháp giải quyết các vấn đề về kiểm soát an ninh, an toàn công trình nhà máy. Nổi bật với các đặc điểm sau:

• Tra cứu nhanh thông tin thông qua đầu đọc QRCode hoặc nhập thông tin tìm kiếm
• Màn hình trên máy Bảo vệ khu vực hiển thị đầy đủ thông tin kiểm tra thông tin nhanh chóng và tự động cảnh báo nếu giấy phép, thẻ không hợp lệ hoặc hết hiệu lực.
• Hỗ trợ màn hình Touch Screen để check-in, check-out nhanh cho nhân sự, phương tiện
• Ngoài ra, còn màn hình hiển thị thông tin nhân sự, phương tiện đang ở trong công trình.

Quy trình cấp phép và kiểm soát vào ra ứng dụng phần mềm

(1) Đăng ký tại cổng thông tin: Nhân sự đăng ký thông tin vào ra tại trang cổng thông tin.
(2) Khai báo thông tin, yêu cầu phê duyệt: Tại đây nhân sự nhập đầy đủ thông tin yêu cầu về công nhân viên, trang thiết bị hoặc phương tiện sẽ vào ra cổng. Gửi yêu cầu phê duyệt sau khi hoàn tất nhập dữ liệu cần thiết.
(3) Yêu cầu Hướng dẫn an toàn: Đây là điều kiện có hoặc không của các doanh nghiệp

• Bắt buộc: Doanh nghiệp có yêu cầu khi nhân sự vào công trình hay nhà máy phải học lớp hướng dẫn trước đó thì mới được duyệt giấy phép vào ra công trình.
• Không bắt buộc: Nhân sự chưa được học lớp hướng dẫn an toàn vẫn có thể được duyệt yêu cầu cấp phép vào ra với hai trường hợp như: doanh nghiệp không yêu cầu hoặc nhân sự có thể học hướng dẫn an toàn sau khi được cấp phép vào ra.

(4) Phê duyệt/ phản hồi: Tổ kiểm duyệt sẽ duyệt và cấp giấy phép cho các hồ sơ đạt yêu cầu, hồ sơ chưa đạt sẽ được hệ thống gửi phản hồi bổ sung hoặc sửa đổi.
(5) Cấp phép vào ra với QR code: Khi hồ sơ nhân sự đã đầy đủ thông tin và được duyệt bởi tổ kiểm duyệt, hệ thống sẽ gửi thông báo đến email nhân sự về hồ sơ đã được duyệt
(6) Kiểm soát vào ra: Nhân sự xuất trình giấy được cấp phép ra vào cổng và bắt đầu quét mã QR tại cổng bảo vệ.
Sau khi nhân sự quét mã QR, tất cả thông tin nhân sự (bao gồm cả thiết bị và phương tiện) đã được khai báo trước đó sẽ được hiện lên trên màn hình máy tính. Bảo vệ tiến hành kiểm tra dựa theo thông tin trên.

Việc kiểm tra, kiểm soát ra vào cổng là điều cần thiết và rất quan trong đối với các doanh nghiệp nhằm giúp đảm bảo được an ninh, an toàn cho công nhân viên và cả khu làm việc. Vì thế, các doanh nghiệp cần chuyển đổi hệ thống quản lý của mình thêm chặt chẽ hơn nhất là trong tình trạng Covid vẫn chưa ngừng hẳn.