Hệ thống cấp phép làm việc Permit to Work (PTW) của bạn đã sẵn sàng cho “giai đoạn bình thường mới”

Trong giai đoạn trở lại này, các doanh nghiệp cần phải xem xét và thay đổi hệ thống làm việc trước đây sang một hệ thống làm việc mới. Hệ thống cần đảm bảo được an toàn làm việc bao gồm đánh giá rủi ro, kiểm tra và cho phép vào ra cũng như cho phép thực hiện yêu cầu làm việc.

Dưới đây là những lưu ý về cấp phép làm việc Permit to Work (PTW) mà hệ thống của bạn cần phải có để duy trì hoạt động trong “giai đoạn bình thường mới” này.

1. Điều chỉnh hệ thống làm việc sang làm việc từ xa

Covid-19 vẫn đang là mối đe dọa lớn của doanh nghiệp, vì thế các chủ doanh nghiệp vẫn chưa hoàn toàn cho tất cả nhân viên của mình quay trở lại làm việc. Thay vào đó là áp dụng hình thức chia ca làm việc, chỉ có khoản 30-50% số nhân viên làm việc tại công ty nên dẫn đến việc tương tác và trao đổi công việc sẽ gặp nhiều hạn chế.

Đặc biệt trong quy trình cấp phép làm việc bằng giấy, thủ tục cấp phép có thể xảy ra vài bất cập. Giấy phép làm việc phải được đồng ý và ký nhận bởi những nhân sự có thẩm quyền. Tuy nhiên, không phải lúc nào người ký cũng sẽ có mặt ở nơi làm việc nhất là trong giai đoạn hạn chế nhân sự làm việc theo quy định an toàn về Covid-19.

Giải pháp
Việc đầu tư vào một phần mềm cấp phép làm việc Permit to Work (PTW) sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết được tình trạng trên. Phần mềm sẽ tự động hóa các quy trình cấp phép đã được thiết lập sẵn, các thông báo và nhắc nhở sẽ được chuyển đến nhân sự phụ trách. Sự phối hợp và phân quyền xử lý cấp phép được đảm bảo đúng tiến độ, dù cho nhân sự phụ trách không có mặt ở nơi làm việc.
Hơn thế nữa, việc sử dụng phần mềm sẽ hạn chế tối đa tiếp xúc trực tiếp qua việc dùng giấy tờ hay dùng chung máy móc, thiết bị vì đây là những nơi có nguy cơ lây lan virus cao tại nơi làm việc.
Nhu cầu cho phần mềm cấp phép làm việc Permit to Work (PTW) tăng cao khi các tổ chức, doanh nghiệp nhận ra được các lợi ích của phần mềm quản lý cấp phép làm việc trong thời gian thực và gia tăng tốc độ hoàn thành quá trình phê duyệt.

2. Cập nhật và quản lý cấp phép làm việc Permit to Work (PTW)

Để đảm bảo môi trường làm việc an toàn, các doanh nghiệp cần kiểm tra và rà soát các thông tin liên quan đến Covid-19 của các nhân sự, nhà thầu khi vào ra các khu vực làm việc như: Giấy xét nghiệm âm tính PCR, thẻ xanh Covid đã tiêm đủ 2 mũi…
Bên cạnh các vấn đề liên quan đến việc kiểm soát Covid của nhân sự tham gia làm việc, các doanh nghiệp cũng cần đảm bảo an ninh vào ra bằng việc kiểm tra các thông tin về phương tiện và đặc biệt các trang thiết bị để phòng tránh các tai nạn sự cố, đột nhập gây ảnh hưởng đến an ninh, an toàn tại khu vực làm việc.

Giải pháp
Cập nhật và bổ sung các kiểm tra liên quan đến thiết bị bảo hộ cá nhân phù hợp dành cho người lao động.
Có thể các công việc trước đây sẽ ít yêu cầu về thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE), nhưng trong thời gian dịch bệnh Covid thì yêu cầu việc đáp ứng đủ các thết bị bảo hộ cho người lao động là điều cần thiết và bắt buộc.

Ví dụ một trường hợp cấp phép làm việc trong không gian hạn chế, tất cả các nhân sự tham gia cần phải được đào tạo an toàn về các biện pháp phòng ngừa Covid-19.
Đặc biệt, trong môi trường không gian hạn chế, rủi ro tăng cao gấp 2-3 lần:

• Luồng không khí lưu thông hạn chế là môi trường để các giọt bắn chứa vi rút bị lưu lại lâu hơn
• Không gian hạn chế sẽ không đảm bảo được khoảng cách an toàn giữa những nhân sự làm việc
• Chính vì thế các doanh nghiệp nên xem xét chính xác hơn về các biện pháp nhằm giảm thiểu khả năng gây hại trong không gian làm việc hạn chế này. Một quy định an toàn về việc bổ sung PPE như khẩu trang hay tấm che mặt nên được sớm cập nhật vào danh sách kiểm tra an toàn cấp phép làm việc Permit to Work (PTW).

Không hoài nghi điều gì nữa, việc cập nhật giấy phép cho các yêu cầu công việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn khi có sự can thiệp của phần mềm cấp phép làm việc Permit to Work (PTW).

3. Vì sao cần có phần mềm cấp phép Permit to Work (PTW) và kiểm soát vào ra cho sự dịch chuyển sang giai đoạn “bình thường mới”

Như chúng ta cũng đã thấy rằng đại dịch Covid bùng phát gây ra rất nhiều ảnh hưởng cho các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ dù nền công nghiệp 4.0 có đang có sự phát triển mạnh. Các doanh nghiệp quay trở lại với nhiều thay đổi mới là một thử thách khá lớn, nhưng để thích ứng và hoạt động bình thường trở lại thì các doanh nghiêp cần phải đảm bảo được sự an toàn cho nhân sự tại môi trường làm việc.
Chính vì thế, doanh nghiệp cần có hệ thống cấp phép làm việc mới để đảm bảo điều tốt nhất cho nhân viên và nhà máy hay xí nghiệp của mình. Phần mềm cấp phép và kiểm soát vào ra IOPermit với hệ thống hoạt động hiện đại cùng các tính năng nâng cao giúp các doanh nghiệp có thể quản lý cấp phép và kiểm soát nhà máy, xí nghiệp tối ưu và hiệu quả nhất.