10 lý do tại sao bạn cần chuyển đổi số hệ thống cấp phép làm việc (PTW)

Hiện nay, chúng ta đang nói rất nhiều về "chuyển đổi số". Ngành xây dựng, dầu khí và năng lượng cũng không ngoại lệ. Tại sao lại như vậy? 

Đơn giản vì việc số hóa sẽ loại bỏ các quy trình thủ công và thay thế chúng bằng các quy trình hiệu quả và nhanh chóng hơn bằng cách sử dụng hệ thống phần mềm và các công nghệ di động. Nếu không có số hóa, việc xử lý sẽ rất chậm và kém hiệu quả.

Khi sử dụng phần mềm, tất cả các quy trình có thể được số hóa giúp xử lý nhanh chóng và dễ dàng mà không cần đến các biểu mẫu giấy. Thông tin sẽ được cập nhật theo thời gian thực cho các đội nhóm thực hiện. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng đều có ngân sách để số hóa toàn bộ các quy trình quản lý vận hành.

Bước đầu xây dựng tính hiệu quả trong việc ứng dụng phần mềm và loại bỏ một số quy trình thủ công rườm rà liên quan đến quản lý sức khỏe, an toàn, môi trường (Health - Safety - Environment/HSE) hoặc chất lượng thực hiện công việc tại hiện trường là số hóa các biểu mẫu và quy trình riêng lẻ.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét 10 lý do hàng đầu tại sao bạn cần một phần mềm để thực hiện số hóa các quy trình cấp phép làm việc (PTW) của mình. Tại sao hệ thống Phần mềm cấp giấy phép làm việc (PTW) lại cần thiết như một phần của quy trình đánh giá rủi ro? 

Để trả lời điều đó, trước hết, chúng ta xem xét Cấp phép làm việc là gì và các quy trình thực hiện cấp phép làm việc.

Giấy phép làm việc (Permit to Work - PTW) là gì?

Hệ thống Permit to Work (PTW) được thiết kế để kiểm soát công việc nguy hiểm cùng với các hoạt động rủi ro cao. Thông thường theo quy định của pháp luật, PTW cũng được xem như một biện pháp kiểm soát bổ sung để quản lý các công việc có rủi ro cao nằm trong Hệ thống Quản lý An toàn của một công ty. PTW thường được yêu cầu cho các công việc và hoạt động có rủi ro cao như:

• Làm việc với nhiệt độ cao – Hot work permit: áp dụng cho các hoạt động hàn, cắt có sử dụng điện, khí gas phát sinh nhiệt cao.
• Làm việc trên cao – Working at height: cụ thể như sửa chữa mái, vệ sinh, đi đường dây trên cao, xây dựng trên cao, gắn treo băng rôn…, độ cao quy định thông thường tính là từ 3m trở lên.
• Làm việc trong không gian kín – Confined space: ví dụ như hàn cắt trong thùng kín, vệ sinh các bồn chứa kín, nạo vét cống, làm trong hầm mỏ…
• Đào hố, hầm mương – Excavation and trenches: áp dụng với chiều sâu áp dụng tùy theo mức độ nguy hiểm của công việc và luật pháp quy định.
• Làm việc với vật liệu nguy hiểm – working with dangerous materials: có thể là hóa chất, khí gas, chất phóng xạ, các mẫu phẩm bệnh gây dịch…
• Làm việc với điện – Electricity: đi đường dây điện, sửa chữa đường dây điện…
• Nâng, hạ và vận chuyển bằng xe nâng, cần trục, cầu trục - Lifting and Transportation using Forklift, Crane: áp dụng khi tải trọng là 1 tấn trở lên (theo quy định yêu cầu nghiêm ngặt của Việt Nam), ở nước khác thì tải trọng có thể khác.

Làm việc trên cao cần được cấp PTW để đảm bảo yêu cầu làm việc an toàn (Nguồn: Internet)

Cơ quan pháp luật hoặc hệ thống quản lý an toàn của các công ty sẽ thường quy định rõ danh sách các công việc yêu cầu PTW.

Quy trình Giấy phép làm việc (Permit to Work - PTW) là gì?

Quy trình Permit to Work (PTW) bao gồm thông tin về các hoạt động rủi ro cao: thời gian bắt đầu và hoàn thành, đánh giá các rủi ro cục bộ, các biện pháp kiểm soát rủi ro và kiểm tra an toàn sau khi hoàn thành. Quy trình PTW kiểm soát việc bắt đầu, vận hành và hoàn thành các công việc có rủi ro cao thông qua quá trình phê duyệt và ủy quyền phê duyệt. 

Hệ thống quy trình phê duyệt nghiêm ngặt này bắt đầu từ việc người yêu cầu PTW điền biểu mẫu xin giấy phép. Sau khi người yêu cầu điền xong biểu mẫu PTW, giấy phép sẽ được chuyển đi phê duyệt bởi bộ phận/cá nhân có thẩm quyền (Bộ phận có thẩm quyền phê duyệt PTW). Công việc chỉ có thể được tiến hành sau khi biểu mẫu xin giấy phép được chấp thuận.

Trong suốt quá trình thực hiện công việc, mẫu giấy PTW phải được trình diện để tiện theo dõi hoặc lưu giữ tại khu vực làm việc đó. Sau khi hoàn thành công việc và kiểm tra an toàn, Người thực hiện sẽ đánh dấu 'đã hoàn thành' và chính thức đóng giấy phép. 

Chúng ta đã tìm hiểu về PTW là gì và quy trình PTW, tiếp theo chúng ta sẽ xem qua 10 lý do hàng đầu tại sao bạn lại cần phần mềm Giấy phép làm việc.

10 lý do hàng đầu tại sao bạn cần phần mềm Cấp phép làm việc (PTW)

• Giảm chi phí quản lý với việc nhập liệu và báo cáo dữ liệu dễ dàng.
• Nâng cao tính trách nhiệm với quy trình phê duyệt nghiêm ngặt.
• Đảm bảo tính xác thực của người thực hiện bằng tính năng truy vết và định danh.
• Giảm thời gian thực hiện cho quá trình đệ trình và phê duyệt. Không còn mất thời gian vào hệ thống giấy tờ thủ công - theo dõi các biểu mẫu và phê duyệt trước khi bắt đầu công việc.
• Theo dõi hiển thị theo thời gian thực của nhiều site khác nhau mọi lúc, mọi nơi trên phần mềm PTW. Bạn không cần phải có mặt tại chỗ để biết những gì đang xảy ra.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp trong các dự án phức tạp, nơi nhiều nhóm cần hoạt động trong cùng một lĩnh vực.
• Thực thi các tiêu chuẩn nhất quán trên nhiều địa điểm và các loại hoạt động công việc khác nhau.
• Thúc đẩy hiệu suất HSE với phân tích dữ liệu thống kê. Xây dựng thông tin chi tiết, ví dụ: lý do từ chối giấy phép...
• Lưu trữ đám mây an toàn cho các hồ sơ. Nói lời tạm biệt với hàng ngàn biểu mẫu thủ công.
• Dễ dàng truy cập và truy xuất hồ sơ PTW trong trường hợp cần kiểm tra.

Nâng cao vấn đề An toàn - Sức khỏe - Môi trường với phần mềm Cấp phép làm việc Permit to Work (PTW) (Nguồn: Internet)

5 điểm quan trọng cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm Cấp phép làm việc (PTW)

• Dễ dàng tùy chỉnh các mẫu PTW để đáp ứng các tiêu chuẩn, quy định của công ty, pháp luật.
• Tùy chỉnh quy trình phê duyệt và chỉ chỉ định nhân viên được ủy quyền để quản lý an toàn cho các công việc có tính rủi ro cao.
• Đảm bảo rằng hệ thống có thể hoạt động ngoại tuyến; Người nộp đơn PTW có thể thực hiện xin giấy phép và sau đó nộp trực tuyến.
• Xác định đúng người thực hiện công việc, kiểm soát trình độ và đảm bảo người thực hiện có chứng chỉ/phê duyệt hợp lệ để thực hiện các công việc có tính rủi ro cao.
• Xác định đúng thiết bị, kiểm tra các chứng nhận và đảm bảo chúng có thể hoạt động an toàn.

-- Theo Novade --
Lược dịch bài viết tham khảo: https://www.novade.net/why-you-need-an-eptw-system/