Kiểu chat nào cần cho Doanh nghiệp?

Vì sao Doanh nghiệp thích dùng chat?

Trong thời đại số hóa, việc tối ưu hóa quản lý công việc và giao tiếp là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Công cụ chat doanh nghiệp không chỉ cải thiện sự tương tác mà còn tăng năng suất làm việc, cộng tác hiệu quả và là một yếu tố thúc đẩy quá trình làm việc hiệu quả hơn:

1. Tăng cường giao tiếp nội bộ: thay vì phải chờ đợi email hoặc cuộc họp, nhân viên có thể nhanh chóng giao tiếp trao đổi đổi thông tin, giao tiếp tức thời, giảm thiểu sự hiểu lầm và lưu trữ lịch sử trò chuyện
2. Tăng cường hiệu quả làm việc: tích hợp với các công cụ quản lý dự án, lịch làm việc, chia sẻ tài liệu giúp tiết kiệm thời gian và hỗ trợ làm việc từ xa
3. Tăng cường sự hợp tác và sáng tạo: Các phòng chat nhóm giúp tăng cường sự hợp tác và sáng tạo giữa các thành viên trong đội. Nhân viên có thể chia sẻ ý tưởng, thảo luận về các dự án và cùng nhau giải quyết vấn đề một cách linh hoạt và hiệu quả.
4. Linh hoạt và thuận tiện: Dễ dàng sử dụng và truy cập mọi lúc, mọi nơi từ nhiều thiết bị như máy tính và điện thoại di động

Trích dẫn nghiên cứu của McKinsey về việc công cụ chat giúp tăng năng suất lên tới 20-25%.

Công cụ chat nào phù hợp cho doanh nghiệp?

Zalo, Viber, Telegram và Chat doanh nghiệp: hai thế giới hoàn toàn khác biệt

Dù Zalo, Viber và Telegram có khả năng tạo nhóm chat phục vụ công việc, chúng thiếu cấu trúc rõ ràng và không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp khi số lượng nhóm chat ngày càng tăng. Những hạn chế của các công cụ này bao gồm:

• Đổi tên nhóm chat: Khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn.
• Quản lý lộn xộn: Quản lý hàng trăm nhóm chat một cách lộn xộn và thiếu hệ thống.
• Sử dụng không đúng mục đích: Gây rối loạn trong công việc do không được thiết kế chuyên biệt cho môi trường doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần một công cụ chat có cấu trúc:

Các công cụ như Slack và Microsoft Teams tổ chức các kênh chat theo channel, cấu trúc chặt chẽ theo bộ phận, phòng ban và mảng công việc tiêu chuẩn của công ty. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin và giao tiếp đúng nơi đúng chỗ.

Vì lý do này, nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi trả khoản phí cao cho Slack (7 USD/người dùng/tháng) thay vì sử dụng các ứng dụng chat miễn phí như Zalo, Telegram hay Facebook.

Tuy nhiên, chỉ công cụ chat thôi là chưa đủ! Ngay cả khi tận dụng tối đa giá trị của Slack hay Microsoft Teams, doanh nghiệp vẫn cần sử dụng nhiều ứng dụng khác như Jira cho quản lý công việc, CRM cho bán hàng, HRM cho nhân sự và Figma cho thiết kế. Điều này dẫn đến chi phí cao và khiến cho việc cộng tác trở nên phức tạp và phân mảnh.

IDSpace: Giải pháp chat cho doanh nghiệp?

IDSpace là một hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp bao gồm nhiều phân hệ như: Quản trị nhân sự, quản lý cơ cấu tổ chức, quản lý công việc, quản lý bán hàng. Ở mỗi đôi tượng quản lý trên hệ thống như công việc, dự án, khách hàng, cơ hội kinh doanh, báo giá, hợp đồng, đơn hàng, … IDSpace đều hỗ trợ công cụ chat doanh nghiệp với các tính năng nổi bật như:

1. Chat theo đầu việc, chủ đề:

• Luồng chat riêng: Mỗi đầu việc, đối tượng, hoặc chủ đề có luồng chat riêng, giúp theo dõi các cuộc trò chuyện liên quan đến công việc cụ thể.
• Cấu trúc kênh chat rõ ràng: Kênh chat được tổ chức theo phòng ban, khu vực công việc và mảng việc cụ thể, giúp dễ dàng tìm kiếm và giao tiếp.
• Tương tác nhóm hiệu quả: Thành viên trong nhóm có thể trao đổi thông tin, cập nhật tiến độ, giải quyết vấn đề và phản hồi trực tiếp trong luồng chat của đầu việc, loại bỏ sự lộn xộn và lưu trữ thông tin tại một nơi.

2. Bình luận trên điểm ảnh:

• Bình luận chi tiết, cụ thể: Người dùng có thể bình luận trực tiếp trên các điểm ảnh cụ thể trong hình ảnh đính kèm, rất hữu ích cho việc thảo luận về chi tiết thiết kế, bố cục hoặc lỗi.
• So sánh các phiên bản trên cùng một giao diện trực quan, giúp việc đánh giá và chỉnh sửa trở nên dễ dàng hơn.
• Gắn thẻ thành viên: Người dùng có thể gắn thẻ các thành viên trong nhóm để thu hút sự chú ý đến bình luận cụ thể, đảm bảo không bỏ sót các chi tiết quan trọng.

Chi phí Sử dụng IDSpace

Một trong những ưu điểm của IDSpace là khả năng tích hợp nhiều tính năng trong một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc phải mua nhiều phần mềm riêng lẻ. Chi phí sử dụng IDSpace bao gồm:

• Gói Cơ bản: Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, chi phí từ 60k/người dùng/tháng.
• Gói Tiêu chuẩn: Bao gồm các tính năng nâng cao, chi phí từ 85k/người dùng/tháng.
• Gói Cao cấp: Dành cho doanh nghiệp lớn với yêu cầu phức tạp, chi phí từ 120k/người dùng/tháng.

IDSpace giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn:

• Tăng cường giao tiếp và cộng tác: Trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng trong nhóm, đồng thời theo dõi tiến độ công việc và hoàn thành dự án hiệu quả.
• Quản lý công việc linh hoạt: Tạo và quản lý các đầu việc, gán nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và hạn chót, đồng thời tự động hóa các quy trình công việc.
• Lưu trữ tài liệu tập trung: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng, truy cập nhanh chóng mọi lúc mọi nơi.
• Tìm kiếm thông tin hiệu quả: Tìm kiếm thông tin theo tên đầu việc, người phụ trách, trạng thái,… một cách nhanh chóng và chính xác.
• Quản trị dự án hiệu quả: Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý dự án hiệu quả, đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, ngân sách và mục tiêu đề ra.
• Hỗ trợ quản lý khách hàng hiệu quả: Lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử tương tác, ghi chép cuộc gọi và email, tự động hóa quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Theo dõi thu chi, quản lý hóa đơn, lập báo cáo tài chính,…
• Quản lý nhân sự hiệu quả: Lưu trữ thông tin nhân viên, theo dõi bảng lương, quản lý chấm công, đánh giá hiệu quả công việc,…
• Và nhiều tính năng khác nữa!

Hãy trải nghiệm IDSpace ngay hôm nay để việc quản trị doanh nghiệp toàn diện và hiệu quả hơn!