Khách hàng PNJ đưa phần mềm PMS (IDPerformance) vào đánh giá KPI cuối năm 2021 vừa qua

Phần mềm PMS (hay phần mềm IDPerformance) được xem là nút thắt quan trọng trong việc chuyển đổi số cho quy trình nghiệp vụ đánh giá KPI thủ công và khá cồng kềnh của ông lớn PNJ.

PNJ và thực trạng đánh giá KPI hằng năm

Trước khi sử dụng hệ thống phần mềm PMS, Công Ty Cổ Phần Vàng Bạc Đá Quý Phú Nhuận (gọi tắt là PNJ) hằng năm vẫn đánh giá KPI thủ công bằng Excel. Các bước phê duyệt các cấp được thực hiện thông qua trao đổi email khá cồng kềnh và mất thời gian.

Hơn nữa, các cấp quản lý cũng khó lòng để nắm bắt và theo dõi trực quan tiến độ thực hiện công việc, kết quả làm việc của cả một bộ máy lớn vận hành nhiều nhân viên như vậy. Mọi quy trình từ đầu đến cuối đều được thực hiện thủ công đồng thời cũng gây nên những sai sót có thể ảnh hưởng đến quá trình đánh giá KPI chung của công ty.

Đánh giá KPI hằng năm với số lượng nhân sự khổng lồ vẫn luôn là bài toán đau đầu của PNJ (Nguồn: PNJ)

Nhu cầu chuyển đổi số về một phần mềm đánh giá KPI

Năm 2021 là một năm đánh dấu nhiều sự chuyển đổi công nghệ nói chung do ảnh hưởng của dịch Covid-19 từ nhiều doanh nghiệp trong nước, trong đó có cả PNJ. 

Từ những khó khăn và nhu cầu bức thiết về chuyển đổi số cho quy trình đánh giá KPI của mình, PNJ đã lựa chọn tin tưởng IDTEK để phụ trách phát triển phần mềm KPI đánh giá hiểu quả công việc và kết xuất báo cáo nhanh chóng và chính xác nhất. Phần mềm IDPerformance hay còn được PNJ gọi là phần mềm PMS (Performance Management System) được IDTEK xây dựng cùng phiên bản mobile app của phần mềm là P+ (Performance Plus) cho khách hàng phục vụ cho mục đích đánh giá KPI theo tháng.

Khởi động từ tháng 09/2020, PMS và P+ được IDTEK phát triển song song và tùy biến theo yêu cầu nghiệp vụ riêng từ phía khách hàng PNJ. Sau nhiều nỗ lực phát triển và nhận ý kiến từ phía khách hàng, PMS đã chính thức golive và được đưa vào sử dụng thực tế từ quý 3/2021.

Sự kiện golive phần mềm PMS hồi tháng 7/2021 để chính thức đưa vào sử dụng thực tế tại PNJ (Nguồn: IDTEK)

Phần mềm đánh giá hiệu suất công việc IDPerformance (phần mềm PMS) được đưa vào sử dụng thực tế tại PNJ

1. Quy trình phức tạp gây khó khăn đến quá trình phát triển phần mềm ra sao?

Quy trình đánh giá KPI phức tạp từ ông lớn PNJ cũng tương đối khó khăn để đội ngũ bên phía IDTEK có thể nắm rõ và phát triển phần mềm đạt yêu cầu từ phía khách hàng này như:

• Quy trình nhiều cơ cấu, phòng ban. Mỗi phòng ban có đặc thù riêng về KPI.
• Xếp loại nhân viên cuối năm phụ thuộc vào nhiều khía cạnh đánh giá (KPI năm, KPI tháng, điểm cộng, điểm trừ, v.v.).
• Các nghiệp vụ luân chuyển, chia sẻ, chuyển giao KPI khá phức tạp để áp dụng các quy trình đánh giá nhiều cấp với nhiều giai đoạn khác nhau.
• Báo cáo trên phần mềm cũng cần vừa đáp ứng được quy trình phức tạp của hệ thống vừa phải bao quát được toàn bộ thông tin để bộ phận nhân sự và các cấp lãnh đạo nắm được thông tin từ từng cá nhân đến đơn vị các cấp.

Báo cáo kết quả thực hiện, đánh giá KPI trên phần mềm PMS được thể hiện trực quan dưới dạng biểu đồ (Nguồn: IDTEK)

Song bằng cách đi sâu, chi tiết vào từng khía cạnh và làm việc song song với khối Nhân sự (end-user có chuyên môn cao về nghiệp vụ) giúp IDTEK nắm rõ quy trình, đơn giản hóa được các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ phù hợp để đưa lên hệ thống. Đồng thời, hệ phống phần mềm IDPerformance cũng đáp ứng được nhu cầu nghiệp vụ phức tạp và chi tiết bên phía PNJ.

PMS với khả năng tùy biến cao để đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ "khó nhằn" từ khách hàng PNJ (Nguồn: IDTEK)

2. Phần mềm IDPerformance với nhiều tính năng nổi bật được hàng ngàn người dùng tại PNJ sử dụng

Tại thời điểm đưa vào sử dụng thực tế, phần mềm KPI đánh giá hiểu quả công việc - IDPerformance ghi nhận khoảng 6000 người dùng thực hiện đánh giá bao gồm các vị trí khác nhau như: Quản lý, Trưởng bộ phận, Bộ phận Nhân sự, Nhân viên.

Phần mềm có thể đáp ứng 100% các nhu cầu về đánh giá KPI theo tháng/năm, theo hành vi với nhiều tính năng tiện ích để hỗ trợ quản lý và nhân viên dễ dàng thao tác và xử lý trên phần mềm nhanh chóng. Đồng thời, phần mềm còn hỗ trợ cấp quản lý có thể xử lý hàng loạt lên đến 1000 record cùng một lúc.

Cả phần mềm và mobile app đều được tích hợp nhiều tính năng tiện ích giúp việc đánh giá KPI năm, KPI tháng, v.v. được đơn giản và nhanh chóng hơn.

Các tính năng tiện ích để đánh giá KPI, xem thêm chi tiết TẠI ĐÂY (Nguồn: IDTEK)

Khả năng tùy biến cao và bao quát các khía cạnh đánh giá KPI, phần mềm đánh giá hiệu suất công việc IDPerformance (PMS) hoàn toàn có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng lâu dài cho một doanh nghiệp lớn và đặc thù như PNJ.