Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì? Ứng dụng để giải quyết vấn đề quản lý công việc và thời gian hiệu quả

Cảm giác bận rộn không đồng nghĩa với làm việc hiệu quả. Bạn có thể dành hàng giờ để giải quyết những vấn đề cấp bách hay những công việc nhỏ nhặt, nhưng đến cuối ngày, bạn vẫn chẳng thể hoàn thành công việc nào để tiến gần hơn với mục tiêu dài hạn của mình. Đây là một cách sử dụng thời gian tốn kém không những ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn làm cạn kiệt cảm xúc tinh thần.

Vấn đề này nằm ở việc chúng ta đã đặt sai thứ tự ưu tiên ngay từ đầu. Thông thường mọi người ưu tiên các công việc gấp rút hơn những nhiệm vụ khác, bất kể lợi ích lâu dài bị ảnh hưởng ra sao. và khi bạn dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ cấp bách, bạn sẽ bỏ bê những công việc quan trọng trong danh sách việc cần làm của mình.

Điều này dễ dàng gây ra việc bị mắc kẹt trong một vòng xoáy không lối thoát, khiến bạn không ngừng giải quyết các vấn đề khẩn cấp, làm mất đi cơ hội để bạn hoàn thành mục tiêu của mình. Bằng cách phân biệt giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng, bạn có thể tập trung nhiều thời gian và năng lượng hơn cho những điều cần thiết nhất. Ma trận Eisenhower (hay ma trận quản lý thời gian Eisenhower) sẽ giúp bạn phân biệt và cải thiện việc quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Ma trận Eisenhower - ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Dwight D.Eisenhower đã nói: “Tôi có 2 loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Việc khẩn cấp thì không quan trọng và việc quan trong thì không bao giờ là khẩn cấp”

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một công cụ hỗ trợ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa các công việc quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các công việc thành bốn khung xác định ưu tiên, bạn nên tập trung vào công việc nào trước, công việc nào bạn nên ủy quyền hoặc hoặc công việc nào cần phải xóa bỏ. Ma trận Eisenhower cũng đã sử dụng nguyên tắc này để phân loại các công việc ít khẩn cấp và ít quan trọng hơn trong danh sách việc cần làm của bạn, những công việc bạn có thể ủy quyền hoặc các công việc bạn không cần làm gì cả.

Ma trận Eisenhower có thể giúp ích rất nhiều nếu như bạn đang trong các tình trạng sau đây:

• Tập trung vào các công việc khẩn cấp hơn là các công việc bạn muốn hoàn thành.
• Cảm giác rất bận rộn nhưng công việc của bạn vẫn ít được tác động.
• Không đạt tiến độ đã đề ra cho các mục tiêu dài hạn.
• Phải đấu tranh với nhiều sự trì hoãn.
• Khó khăn trong việc nói “Không” khi được yêu cầu làm gì đó.
• Ngần ngại trong việc ủy quyền công việc cho người khác.

Bốn khung xác định ưu tiên là gì?

Khi sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower, bạn sẽ sắp xếp công việc từ danh sách việc phải làm vào 4 nhóm. Các nhóm này được gọi là “khung” bởi vì nó được sắp xếp trong một mạng lưới:

Khung số #1 - Các công việc Quan trọng/Khẩn cấp
Khung số #2 - Các công việc Quan trọng/Không khẩn cấp
Khung số #3 - Các công việc không quan trọng/Khẩn cấp
Khung số #4 - Các công việc không quan trọng/Không khẩn cấp.

Thỉnh thoảng, việc sắp xếp độ ưu tiên này có vẻ rất dễ dàng và đôi khi cảm thấy ngay từ đầu mỗi công việc hiển nhiên đã có độ quan trọng. Tuy nhiên, nhiều khi mọi người nhầm lẫn bốn khung này hoặc là cảm thấy khó khăn trong việc phân biệt các công việc nên ở vào khung nào. Thêm vào đó, mức độ ưu tiên sẽ khác nhau đối với mỗi người. Ví dụ, có thể phát triển sự nghiệp là ưu tiên hàng đầu của người này nhưng thành gia lập thất sẽ là điều quan trọng nhất đối với người khác. Vậy để áp dụng đúng các quy tắc của ma trận Eisenhower và giảm thiểu nguy cơ mắc sai lầm - chúng tôi thực sự đề xuất các bạn xem tiếp phần sau.

Làm thế nào để sắp xếp công việc vào 4 khung. Bây giờ chúng ta sẽ mô tả sự khác biệt giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng, cùng xem chúng đã được sắp xếp và hoạt động như thế nào. Chúng tôi sẽ đưa ra các ví dụ phổ biến, xảy ra hằng ngày để giúp các bạn hình dung một cách dễ dàng nhất.

Khung số #1: “Làm” - Các công việc quan trọng và khẩn cấp

Các công việc này có giới hạn thời gian nghiêm ngặt và có thể xảy ra hậu quả nghiêm trọng nếu không được giải quyết ngay lập tức. Ví dụ, một bài kiểm tra toán là một công việc khẩn cấp đối với một học sinh và hầu hết mọi thứ còn lại đều phải sếp sau nó.

Ví dụ khác của công việc khẩn cấp và quan trọng:

• Những công việc đang có deadline gần kề - Kết thúc một dự án khách hàng, hoàn tất các tồn đọng còn lại.
• Những công việc đang vào giai đoạn cuối - Một việc gì đó mà bạn đã trì hoãn và bây giờ bạn đang gấp rút hoàn thành.
• Hoặc những công việc bạn không thể trì hoãn - nghĩa vụ với gia đình, những vị khách không báo trước.

Khung số #2: “Quyết định” - Công việc Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Khung số 2 dành cho các công việc không có deadline gần kề nhưng đòi hỏi có kế hoạch cho tương lai bởi vì chúng mang lại những lợi ích lâu dài. Ví dụ như quyết định về việc giảm cân, đọc nhiều sách hơn, đăng ký một khóa học, … Chúng có thể quan trọng cho lợi ích của bạn nhưng vẫn chưa đến hạn, vì vậy chúng vẫn được tiến hành bên cạnh những công việc khẩn cấp.

Thêm các ví dụ về các công việc quan trọng và không khẩn cấp:

• Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của một doanh nghiệp - tạo một dự toán cho doanh nghiệp, dự báo bán hàng, lập kế hoạch cho các chiến dịch marketing, …
• Mục tiêu nghề nghiệp - thăng chức, chuyển sang một con đường sự nghiệp mới, phát triển thêm nhiều kỹ năng, thành lập doanh nghiệp riêng, …
• Mục tiêu cá nhân - mở rộng mối quan hệ, lập gia đình, nghỉ ngơi giải trí, ăn uống lành mạnh, …

Hãy nhớ rằng nếu bạn trì hoãn các công việc quan trọng mỗi khi có việc gì đó khẩn cấp thì chỉ làm cho công việc đó trở nên càng khẩn cấp sau này.

Khung số #3: “Ủy thác” - Các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng

Là những công việc bị ràng buộc về thời gian, nhưng bạn phải cân nhắc xem chúng có thực sự liên quan đến mình hay không - từ đó bạn có thể ủy thác chúng cho những người khác. Ví dụ như, yêu cầu một người phối hợp để làm một bài thuyết trình bằng Power Point hoặc ghi chú lại nội dung cuộc họp bởi vì bạn phải làm những công việc khẩn cấp và quan trọng hơn.

Một vài ví dụ về công việc khẩn cấp và không quan trọng (Còn được gọi là các công việc gián đoạn hoặc không liền mạch):

• Công việc - liên quan đến vấn đề - chuẩn bị cuộc họp, trả lời email, sắp xếp lịch trình cho những cuộc hẹn.
• Nghĩa vụ với công việc nhà - mua thực phẩm, các công việc vặt trong nhà, thanh toán hóa đơn, …

Khung số #4: “Xóa” - Những công việc không quan trọng và không khẩn cấp

Khung cuối cùng bao gồm các mục và các hoạt động vừa không khẩn cấp vừa không quan trọng. Chúng có rất ít hoặc không mang lại lợi ích gì cho sự nghiệp, cuộc sống và sức khỏe của bạn. Một vài ví dụ điển hình như là việc lướt kênh truyền hình vào buổi chiều, tán gẫu nơi công sở, lướt internet một cách vô bổ hoặc các hoạt động tương tự.

Một vài ví dụ cho công việc không quan trọng và không khẩn cấp như sau:

• Việc lãng phí thời gian - dành hầu hết thời gian cho các kênh truyền thông, các email hoặc các cuộc họp không quan trọng, …

Mặc dù hoạt động thư giản thì cũng quan trọng nhưng quá nhiều hoạt động giải trí sẽ trở thành một kẻ gây trở ngại. Một trong số đó cần phải bị loại bỏ để nhường chỗ cho các công việc quan trọng hơn.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower trong phần mềm Quản lý công việc ID Task

Để áp dụng lý thuyết vào thực tế, sau đây là một vài ví dụ về cách ma trận Eisenhower của ID Task hoạt động trong từng tình huống khác nhau:

Product Owner - “Người sở hữu” sản phẩm

Product Owner (hay còn gọi là PO) chính là người xác định rõ tầm nhìn về sản phẩm mà team đang xây dựng và phải truyền tải tầm nhìn đó cho toàn bộ đội/nhóm của doanh nghiệp. PO thành công khi nhóm phát triển sản phẩm có đầy đủ những gì họ cần để tiến hành dự án và PO sẽ thất bại khi có nút thắt trong việc phát triển sản phẩm.

Ma trận Eisenhower có thể giúp Product Owner đảm bảo họ giải quyết những gì quan trọng nhất cho sự thành công chung của từng giai đoạn sprint và sản phẩm.

Quản lý dự án

Vì các quản lý dự án dành hầu hết thời gian để định hướng và hướng dẫn đội/nhóm thực hiện công việc nên họ thường áp dụng cách tương tự đối với cuộc sống hằng ngày. Ma trận Eisenhower sẽ chỉ ra những công việc đòi hỏi sự chú ý của họ và những công việc nào nên ủy thác cho người khác.

Giám đốc sản phẩm

Là những nhà quản lý toàn thời gian, để thành công, các giám đốc sản phẩm không thể không ủy thác công việc của họ. Chưa kể đến việc, các nhà quản lý phải đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn rõ ràng cho từng thành viên trong đội/nhóm. Ma trận Eisenhower chính là một công cụ thông minh để các nhà lãnh đạo phân bổ thời gian hợp lý để duy trì và vận hành hoạt động của một nhóm phát triển sản phẩm.

Ứng dụng ma trận Eisenhower hiệu quả với ID Task: Nâng tầm quản lý thời gian và công việc

Trong thời đại công nghệ số, quản lý thời gian và công việc hiệu quả là chìa khóa dẫn đến thành công cho doanh nghiệp. Áp dụng ma trận Eisenhower vào thực tế giúp phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó tối ưu hóa hiệu quả làm việc. Để ứng dụng ma trận Eisenhower hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm ID Task - Module quản lý công việc của hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp IDSpace.

• Phân loại công việc theo ma trận Eisenhower: Sau khi lập kế hoạch công việc, ID Task cho phép gắn thẻ các đầu việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, giúp dễ dàng phân loại công việc theo ma trận Eisenhower.
• Theo dõi tiến độ công việc: ID Task giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc, xác định công việc nào đã hoàn thành, công việc nào bị quá hạn, ai là người phụ trách các công việc đó.
• Gửi thông báo nhắc nhở: Phần mềm sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở cho từng cá nhân, từng phòng ban về những công việc còn chưa hoàn thành, đốc thúc nhân viên nhanh chóng thực hiện công việc đúng thời hạn.
• Báo cáo hiệu quả: Dashboard báo cáo chi tiết về hiệu quả thực hiện công việc theo ngày/tuần/tháng, thống kê được các công việc quan trọng, khẩn cấp theo ma trận Eisenhower, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Thống kê hiệu quả cá nhân: ID Task thống kê số lượng công việc mà mỗi nhân viên đã hoàn thành, giúp doanh nghiệp đánh giá năng suất làm việc của từng cá nhân, từ đó có chính sách khen thưởng phù hợp.

ID Task là giải pháp quản lý công việc phù hợp với mọi lĩnh vực như: ngân hàng, dịch vụ, bảo hiểm, sản xuất, bán lẻ, v.v. Nhờ những ưu điểm vượt trội, khả năng quản lý chi tiết, tiết kiệm thời gian cho vận hành quản lý, ID Task cũng như Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace đã nhận được Giải thưởng Sao Khuê 2024 trong lĩnh vực Quản trị doanh nghiệp.

Liên hệ ngay hotline: 0766 860 068 để nhận tư vấn miễn phí và trải nghiệm ngay phần mềm của Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace.